Que es un auxiliar de gestoría administrativa

La secretaria de oficina ha sido una característica de los negocios durante años. La persona, generalmente una mujer, es responsable de la gestión de la oficina, haciendo recados para el jefe, mecanografía, archivo y el cumplimiento de muchas otras funciones, además de ser lo que equivalía a un asistente personal para el jefe.

Como la tecnología ha avanzado, las funciones de la secretaria, a menudo menospreciadas, han cambiado. El término “asistente administrativo” está mucho más cerca a los derechos reales de estos empleados.

El Departamento de Trabajo de EE.UU., incluso tiene una ley acerca de auxiliares administrativos y describe sus funciones: secretarios “y asistentes administrativos son responsables de una variedad de tareas administrativas y de oficina necesarias para el funcionamiento de una organización eficiente.

Sirven como gestores de la información y la comunicación para una oficina, planifican reuniones y programan las citas, organizan y mantienen actualizados los archivos en papel y electrónicos.

Como ejemplo en España una empresa que tiene sedes en todo el país, el asistente de gestoría de Barcelona conoce íntimamente el funcionamiento de oficinas, así pueden realizan investigaciones y difundir información mediante el teléfono, los servicios de correo, sitios web, y correo electrónico. También puede manejar arreglos de viaje y huéspedes.

Aunque todas las oficinas tienen el mismo aspecto en la superficie, cada oficina es diferente, a menudo influenciados por el tipo de industria en la que trabaja. En toda empresa los auxiliares administrativos son parte fundamental de una gestión estratégica de organización interna.

En la oficina, la asistente administrativa con experiencia sabe, por ejemplo, que los faxes son importantes y que puede estar en la basura, cual correo puede ser descartada con seguridad, que mensaje de correo electrónico debe ser remitido al jefe, también ayudan en algunos casos a organizar la documentación de soporte de toda gestión financiera.

El auxiliar administrativo se ocupa también de la información pública en muchas oficinas. Él o ella también probablemente pueden ser responsables, al menos en parte, en la formación del personal de oficinas. Ella tiene que saber cómo trabajar con una variedad de equipos de oficina.

Él o ella tendrán un conocimiento profundo de programas de procesamiento de texto, y debe saber manejar una computadora con confianza. Además de programas que faciliten sus labores diarias.

Un asistente de gestoría administrativa puede llegar a ser la persona de más confianza del gerente de la empresa en cuanto al manejo de documentación, papelería, muebles, enseres y demás, ya que fácilmente pueden llevar inventarios y saber como controlarlos.