7 puntos clave para ahorrar con las Impresoras

Actualmente el ahorro en las empresas es un punto importante para poder tener más recursos disponibles y gestionar mejor las cuentas y la competitividad en el mundo empresarial.

En este sentido, es igualmente importante conocer donde se pueden aplicar claves para el ahorro sin afectar a la productividad.

A continuación, mostramos 7 puntos clave para el ahorro en el apartado de las impresoras, que le permitirán un ahorro considerable al aplicarlos en su empresa:

1- El primer punto y más importante es la concienciación de los usuarios, para que estos solo impriman los documentos estrictamente necesarios. En muchas ocasiones se imprimen copias de documentos innecesarias que pueden ser visualizadas en la computadora y compartidas por correo electrónico, en lugar de su impresión para tal fin.

2- Para mejorar aún más el proceso de gestión de los documentos sin tener que imprimirlos, puede ser interesante contar con una solución de gestión documental que tiene una copia de los documentos originales en papel digitalizados, con esta solución en principio ya no se hace necesario la generación de copias adicionales al estar todo disponible para su consulta electrónica.

3- La reutilización del papel es otro punto importante a gestionar correctamente, puesto que muchos documentos se imprimen de forma provisional en una sola cara y al finalizar su función se tiran a la papelera, una opción aquí es aprovechar este papel para imprimir por la otra cara para documentos menos importantes y de uso interno.

4- Si su impresora lo permite imprimir por defecto la opción de doble cara, aquí se puede configurar la impresora para que por defecto tenga activada la opción de impresión en doble cara y se utilicen de inicio las dos caras del papel en las impresiones generadas.

5- Normalmente existen dos tipos de documentos que se imprimen: los oficiales como facturas, contratos y documentos que requieren de una buena calidad, y luego tenemos los documentos internos que no requieren una alta calidad y para los que podemos aplicar una configuración de impresión en formatos más económicos de ahorro de tinta.

6- Para gestionar de forma más correcta la impresión según los tipos de documentos, si su infraestructura de impresoras lo permite es interesante la creación de unas políticas de impresión que realicen tareas de mejora como: limitar el número de impresiones, enviar el trabajo a la impresora adecuada según el tipo del documento, contabilizar las impresiones por equipos, usuarios, grupos; y muchas otras funcionalidades que permiten mejorar la gestión de las impresiones y aplicar una política de ahorro.

7- ¿Su impresora es muy antigua? Si su impresora es muy antigua es posible que tenga un problema de base, puesto que las tecnologías avanzan y en el caso de las impresoras han avanzado mucho en los últimos años en la reducción energética y la gestión de los consumibles. Ahora las nuevas impresoras tienen funciones que permiten reducir el consumo de energía (modos de suspensión cuando no se utilizan, sensores de proximidad, apagado automático, así como una mejor eficiencia energética en el funcionamiento general). Además de ello en el caso de la impresoras nuevas, si su empresa realiza un gran número de copias debería hacer cálculos para conocer el precio por impresión que tiene actualmente y los precios por copia que ofrecen las nuevas impresoras.

Como puede ver muchas de estas claves presentadas además de suponer un ahorro considerable, también benefician al medio ambiente al generar menos contaminación y una mejor utilización de los recursos.