Creación de Reportes con Crystal Reports

Una de las funciones primordiales para el Sistema de Información son los Reportes, se encarga de producir la información requerida para trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten.

Algunas veces se distorsiona el resultado de los Reportes que se solicitan, porque las empresas obvian puntos vitales para el éxito final. Por lo cual quisiera analizar y aportar opiniones para que el resultado sea más cercano a lo deseado.

1. Primero es dar prioridades, qué?, realmente necesita la empresa; solicitar un sin número de Reportes resulta costoso e inoficioso. Planear y analizar sigilosamente la operación de cada área, ver en qué verdaderamente un reporte puede aportar:

Información voluminosa, que se necesita con mucha frecuencia. Información con muchos cálculos y se hace dispenciosa elaborar. Información vital para tomar decisiones. Información que va generar valor agregado a la operación, como cotizaciones, facturas, etc.

2. Cuando se han detectado las necesidades vitales, se debe hacer una reunión de trabajo para planear el diseño del reporte con los usuarios finales de estos reportes, si es necesario sus directivas y las personas de sistemas. Las personas que necesitan la información deben plasmar como necesitan la información en todas sus dimensiones, fondo y forma, al final ellos son los que lo van a utilizar, van a tomar decisiones, realizar acciones con la información sumistrada por los reportes. Las personas de sistemas tienen conocimiento hasta donde se puede proveer la información, porque no siempre se puede disponer de toda la información como uno lo deseara.

3. Se hace un boseto general de la información que se necesita, posición vertical u horizontal, encabezado de las paginas (se va repetir en todas las paginas del reporte), encabezado del reporte (solo sale en la primera página del reporte), Cuerpo de reporte y su pie de reporte (última pagina del reporte) y el pie de la página (lo que va repetido en el pie de página de todas las paginas), aquí suele ir la paginación, la fecha de impresión del reporte, normas, certificados, números consecutivos. Tener en cuenta los Logos. Los colores institucionales. Título con su tamaño y posición. En la parte de abajo del título suele ir la información de los parámetros que se le ingresaron para ejecutar el reporte, como el rango de fechas de la información, la región, etc.

4. Luego se va al detalle, campo a campo, esta es la parte más importante, donde se tiene que preever todo, calculos específicos (con sus fomulas claras), Tipo de letra, Mayúsculas o Minúsculas, Color, espacios, Formato fecha, Formato Número, con decimales, sin decimales, Agrupado (Cuantos niveles y cuales niveles y en que orden Ej: País, Región, Ciudad, Sucursal).

5. Lás Gráficas a que nivel del reporte se desean (De grupo y/o generales) y que tipo de gráficas (barras, líneas, pie, etc.), con sus títulos, subtítulos, nombres de los ejes, con dimesiones o plana, que tan grande, que ocupe toda una hoja o solo una parte.

6. Las Tablas Cruzadas, que información va en Filas y en Columnas, subtotales, totales. Los Resumenes, muchas veces se desea un resumen al comienzo o al final del reporte, dan un vistazo general de la información y luego se ve el detalle.

7. Con que filtros voy a ejecutar mi reporte, filtros en verdad necesarios y que me van a llevar a esclarecer la información que necesito. También hay que tener encuenta que el mismo reporte podria ser reutilizable para otras personas, otras areas, solamente con paramentros o filtros de entrada puede cambiar la información. Establecer el rango de fechas.

8. La forma de salida de la información via email, impreso, en pantalla, web, todas las anteriores. Si se desea exportar a excel, ya que esto hace que se deba situar de diferente forma las columnas para alinearlas y no haya saltos de columas indeseados en excel.

9. Si va impreso se determina el tipo de papel, tamaño, si se va a utilizar en diversas impresoras.

10. Si los reportes no son impresos solo por pantalla se puede optar por reportes a demanda que solo se ejecutan cuando lo crea necesario el usuario.

11. Debe haber un período prudencial de prueba por parte del usuario final, pero el objetivo es hacer el menor ajuste, porque se realizo tan bien el diseño que se plasmo lo deseado y a la vez se ejecuto.

La experiencia nos lleva a estas apreciaciones :

Formatos, a los clientes les da pereza y subestiman los reportes y no debería ser así, al final en un proyecto lo que ven a diario los usuarios son los reportes, son su herramienta de trabajo, es la recopilación de la información del día a día, por la cual toman acciones, decisiones; tomar unos días para hacer el diseño va garantizar la satisfacción de todas las partes, porque fue planeado, objetivo, claro y tomo en cuenta todos los aspectos, a la final no habrán sorpresas. Se debe completar en su totalidad los formatos y realizar un diseño gráfico lo más detallado posible, para que la persona que realice el reporte, duplique lo que el cliente desea. Las mujeres ven mucho más la parte estética de los reportes, reparan en los colores, en la letra, los hombres antes les molesta los colores, pero ovbiamente para los dos generos lo que prima es la información. Pero desde mi punto de vista, los colores no son simple decoración, resaltan las agrupaciones y separan visualmente la información. Muchas veces sólo se puede en escala de grises por la impresión, pero en otra va a los clientes y se desea colores vivos e institucionales. No todo lo puede hacer los reportes, no todo se puede mostrar de la forma que se desea; pero se puede buscar una alternativa con un desarrollo alterno para reflajarlo en el reporte y también se puede mostrar lo que se desea de otra forma, si hay un dialogo, todo se puede lograr. Muchas veces estan habituados a excel y pretenden que los reportes se vean igualitos a excel, y tienen que ser concientes que Crystal Reports no es excel. Hay reportes de todas clases, reportes que sumistran información en resumen y detallada de las diferentes áreas u operaciones, pero también hay reportes para imprimir labels, cartas, sobres. Los reportes pueden contener mucha información pero cuan entendible es esa información, verdaderamente la necesitan asi? Hay reportes mensuales de más de 100 páginas, más que todo se ve en donde se monitorea las actividades. Hay reportes que puede variar en algunas columnas dependiendo algunos parametros ingresados o personas que lo ejecuten, se puede hacer varios detalles y manipular el mostrar o ocultar cada detalle dependiendo de los filtros, para que las personas vean lo que realmente necesitan. Si se realiza un buen diseño lo que podría ser varios reportes, se puede realizar en uno. Esto es posible hasta cierto punto, se debe consultar y analizar primero; pero es bueno tenerlo en cuenta. Tener un concepto claro y global de lo que se desea es vital, mandar elaborar un reporte y al mes determinar que falto uno o más campos y hasta puede ser que unos campos no eran necesarios; si es una gran empresa empieza el papeleo para solicitar los cambios y un sobre costo adicional, toma tiempo y costo el no planear bien un reporte.

En conclusión tome tiempo en planear muy bien sus reportes no es gastar tiempo, es inversión, para que obtenga lo deseado y lo que verdaderamente necesita. Llene con dedicación y paciencia los formatos, son las herramientas o guías para llevarlo a analizar y a determinar cada sección del reporte; a la vez realice el diseño gráfico del reporte con uno o varios, lo que garantizará que el reporte tenga un aspecto como el que desea.