Una gran opción: la secretaria virtual

Hay servicio que aporta una gran eficiencia a las empresas permitiendo la externalización de diferentes servicios de organización los cuales consumen recursos tanto personales como económicos. Este servicio es el de secretaria virtual que permite que nuestra organización se despreocupe de la atención de llamadas, la gestión de la agenda y las citas, y otro tipo  de actividades tediosas pero extremadamente importantes ya que repercuten directamente en la productividad de nuestro negocio.

La secretaría virtual o telesecretariado es además una modalidad de outsourcing muy relevante y utilizada. Esto se produce principalmente porque permite una drástica reducción en los costes operativos mientras que, para Pymes y Autónomos puede significar una clara mejora en la imagen de la empresa de cara  a potenciales clientes.

¿Pero qué tipo de servicios nos ofrecen las empresas de secretariado virtual?

Hay que decir que dependiendo del tamaño de este tipo de empresas los servicios cambian. Por ejemplo, un servicio recurrente aunque destinado únicamente a un tipo definido de empresas de secretariado virtual es la disposición de oficinas virtuales. Este servicio permite tener, sin el pago de un costoso alquiler, una dirección de recepción de envios profesionales  así como la opción de utilizar recursos como salas de reuniones previa reserva.  Sin embargo este servicio no es uno de los más extendidos. Nosotros destacamos 2 de ellos:

1) Atención de llamadas: cubre la gestión de llamadas y su filtro para que nuestra organización reciba únicamente aquellas que cumplan una serie de parámetros establecidos (destinatario concreto, enfoque comercial etc..) . Dentro de la atención de llamadas existe un servicio estrella que es la recepción de llamadas 24h perfecto para servicios “que nunca duermen” como por ejemplo fontaneros de urgencia, cerrajeros etc..

2) Gestion de agenda y citas: cubre la gestión de todo nuestro calendario de reuniones y citas al cual tendremos acceso en todo momento. Incluso se pueden incluir parámetros como duración estándar para automatizar más el proceso.

Estos dos servicios son los que mejor definen las capacidades de un servicio de secretaria virtual y permiten comprender los beneficios inherentes a su contratación.