Consejos para mejorar la Productividad

Flujo de trabajo o workflow es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo.

Las decisiones que tomas acerca de qué hacer cada semana, cada día, cada momento vienen a ser tu  Flujo de trabajo .  Lo ideal es tomar ese  flujo de trabajo desordenado de :  “momento-a-momento”  y  convertirlo  en una estructura óptima.

Porqué añadir estructura y planificar tu día y tu semana?

Porque de otra manera estarás a merced de los cambios de viento .  Reaccionando a lo que viene a cada momento en lugar de  decidir  qué  es lo más  importante y lo que realmente quieres lograr. Toma el control de tu día en lugar de dejar que las necesidades y prioridades de otros lo controlen por ti.

Cada persona tiene un estilo de trabajar diferente; pero si queremos organizarnos y mejorar nuestro flujo de trabajo, debemos escuchar  los   consejos de Leo Batauta, un  experto en productividad :

1) Cada semana haz una lista de los  proyectos mayores que quieres lograr y prográmalos.

2) Cada día crea una lista de 1-3 tareas más importantes ; básicamente tus grandes proyectos del día y asegúrate de cumplirlos.

3) Empieza a realizar tus tareas importantes  a primeras horas del día para conseguir librarte de ellas temprano y asegurarte  de haberlas terminado.

Este es un hábito simple pero muy importante … Porqué?

Porque  le da propósito a tu día y a tu semana.  En lugar de ir sumando un montón de tareas en tu “lista de cosas por hacer”, tú empiezas tratando de hacer las más importantes, programando tu flujo de trabajo.

Seguramente tendrás también otras cosas en tu lista, pero de esta manera tú estás identificando las que  realmente son importantes,  aquellas que te hacen sentir orgulloso de haberlas cumplido.   A menudo trabajamos duro y hacemos muchas cosas pero cuando el día acaba y miramos lo que hemos hecho, realmente no hemos logrado nada.

Entonces, cómo convertir este consejo  en un  hábito?  Aquí algunos consejos para mejorar tu flujo de trabajo :

1 – Proyectos grandes : Al principio de cada semana , siéntate y mira tu lista de cosas por hacer.  Qué quieres lograr esta semana?  Esos son tus “grandes proyectos" , esto significa que deberías ponerlos al principio de tu programa y deja los proyectos pequeños para  hacerlos después o entre los proyectos grandes.  De otra manera, si pones los proyectos pequeños primero, llenarás tu programa con ellos sin dejar lugar para los grandes.

2) Programa – Toma esos “grandes proyectos” y colócalos en  tu programa semanal de flujo de trabajo.  Coloca sólo uno o dos por día  para no agobiarte.  Distribúyelos   en bloques de 1-2 horas a primeras horas del día si es posible.  Ahora que esas tareas importantes  han sido “quitadas”, puedes programar otras cosas alrededor de ellas cuando sea necesario.  Pero las tareas grandes  ya están alli.

3- Las Tareas más importantes – Cada mañana decide cuáles son tus tareas más importantes para ese día, aunque a medida que las cosas cambien, podrías tener diferentes tareas más importantes.  Escoge 3 para el dia : estas podrían incluir un Proyecto importante y un par de otras tareas importantes.  Prográmalas para temprano en el día si es posible – si las pones para ultimas horas del día  aparecerán otras cosas  y no lograrás terminarlas.

4 – Complétalas – Aquí está la parte más importante: Termínalas:  La primera cosa que hacer en la mañana, aún antes de abrir el correo electrónico,  es terminar  esa primera tarea importante.  Aleja cualquier distracción y asegúrate de enfocarte solo en esa tarea hasta que esté terminada.  Cuando lo hayas  hecho,  prémiate a ti mismo … pero asegúrate de seguir con la siguiente tarea más importante pronto ¡

5 – Mira atrás y relájate : Si completas tus tareas más importantes,  te sentirás de maravilla ya que habrás cumplido con organizar tu flujo de trabajo.   Asegúrate de revisar lo que has logrado y prémiate por haberlo conseguido