Outsourcing y secretariado virtual

Desde hace ya un tiempo los empresarios y emprendedores de todo tipo están viendo en el outsourcing una manera efectiva de ahorrar costes sin por ello reducir la calidad en los servicios ofrecidos. Las bondades del outsourcing, sobre todo en un entorno de crisis ecónomica como la actual, parece que están impulsando su adopción, al igual que otro tipo de modalidades de trabajo flexible como los autónomos

Dentro de esta tendencia se inscriben los servicios de secretariado virtual que desde hace tiempo se han convertido en algo extremadamente común, siendo ofrecidos por empresas especializadas y centros de negocio. El secretariado virtual como servicio que se desarrolla en modalidad de outsourcing, ofrece a las empresas contratantes una infraestructura especialmente preparada para el control y desarrollo de todas las tareas de secretaría operativa que puedan surgir (recepción de llamadas, gestión de agenda etc..) pero de forma no presencial. Por el contrario, el concepto que subyace tras la secreatria virtual es el de un servicio que funciona como un cloud sustentado en las nuevas tecnologías de la información y que permite que un equipo de asistentes virtuales altamente preparado pueda trabajar en contemporáneo con diferentes empresas y profesionales.

Los profesionales dedicados a ofrecer los servicios de secretaria virtual poseen las competencias necesarias para realizar los trabajos que nuestra empresas necesita con la ventaja de que su virtualidad asegura una constante reconfiguración y flexibilidad organizativas, permitiendo que el servicio que se nos ofrece se ajuste siempre a nuestras necesidades. (sin que nosotros tengamos en ningún momento que llevara cabo trámites en la gestión del personal)

De forma general podemos decir que las ventajas que reporta un servicio de secretaria a través de recepcionistas virtuales no presenciales son las siguientes:

1) Se optimiza al máximo el costo del servicio ya las empresas de secretariado virtual ofrecen modalidades de tarificación que se ajustan a la tipología específica de las empresas (uno paga por lo que utiliza el servicio). tenemos un servicio de calidad pero únicamente cuando nos es necesario evitando malgastar recurso innecesariamente.

2) Elimina todos los problemas asociados a la gestión del capital humano y de la infraestructura necesaria para el desarrollo de los trabajos de secretaría operativa. Esto conlleva el ahorro de nóminas, RR.HH., equipos informáticos etc… y toda la capacidad organizativa y de gestión que se emplea para poder organizar este ámbito

3) Se mantiene la imagen de la empresa pero sin emplear tiempo efectivo de los trabajadores "en nómina", tiempo que puede ser reconducido a otras tareas más productivas como la labor comercial, el postventa etc.. y que es especialmente valioso en organizaciones, empresas y profesionales con una infraestructura exigua.

El secretariado virtual es uno de los ejemplos de las capacidades del outsourcing para mejorar la competitividad de las empresas. Externalizar se esta convirtiéndo en una decisión esencial de cara  a adelgazar la estructura empresarial haciendola más flexible y adaptativa ante un entorno cambiante como el actual. Seguramente la progresión de este tipo de servicios en el futuro sea imparable.