Trámites telemáticos a través de servicios de secretaría virtual

Normalmente los servicios de secretaría virtual están pensados para sustituir en modalidad de outsourcing la infraestructura interna que utiliza la empresa principalmente para la atención de llamadas y la gestión de agenda. Sin embargo, como cualquier servicio polivalente que se precie, el telesecretariado puede tener otro tipo de usos interesantes a través de decisiones creativas.

Hoy vamos  a tratar un  uso posible del secretariado virtual que puede ser realmente útil tanto para las empresas como para los clientes y usuarios que utilizan el servicio final: la gestión de trámites telemáticos. Pongamos un ejemplo: muchas empresas y organizaciones tienen sistemas para realizar las gestiones presenciales, por ejemplo aseguradoras en las que hay que ir a una ventanilla física a entregar el parte, universidades que para cualquier gestión hay que ir a una oficina física etc.. Lo realmente curioso es que muchos de estos mecanismos de gestión son 100% presenciales con una ineficiente recepción de llamadas y gestión telefónica.

Si uno analiza este hecho puede concluir que sería más operativo disponer de un sistema que fuera completamente telemático, gestionado por asistentes virtuales reduciendo la virtualidad a mínimos de personal e infraestructura. Desde este prisma se cambiarían las tornas y podríamos trabajo casi totalmente en outsourcing y con una mínima infraestructura, permitiendo además ir variando los recursos disponibles según aumente o disminuya el volumen de atención necesaria (o por ejemplo estableciendo campañas específicas en periodos del año dónde tenemos picos de necesidad de este servicio). Para desarrollar estos sistemas híbridos profundamente desplazados al outsourcing, se necesitaría el trabajo de asistentes virtuales destinados a la atención de llamadas y el establecimiento (para el trabajo de estos últimos) de protocolos precisos de procesado de incidencias o cambios, los cuales necesariamente serían implementados a través de aplicaciones web personalizadas.  Como hemos podido observar en el ejemplo, a través de estos servicios de apoyo y una pizca de creatividad en su uso, las empresas pueden reducir drásticamente costes pero además, y aquí está la parte interesante, desarrollar un sistema netamente mejor que lo que se puede conseguir, por ejemplo, a través de una atención 100% presencial

Autor: Secrelan tu secretaria virtual