Como Seleccionar El Mejor Software Para Tu Taller Mecánico

Nunca como ahora se ha facilitado tanto la administración de los talleres de reparación automotriz medianos y pequeños, con la llegada de los programas de computo especialmente diseñados para este propósito, estas herramientas permiten controlar de una manera muy fácil y eficiente toda la administración del taller eliminando así la necesidad de invertir mucho tiempo en tareas tediosas y dedicándolo a actividades verdaderamente productivas.

Debido a que el rango de programas para gestionar talleres mecánicos es muy amplio, a la hora de escoger se debe poner especial atención en algunos puntos que deben estar de acuerdo al tamaño del taller y a las actividades que en el se desarrollan, a continuación se enlistan los puntos mas importantes a considerar para hacer la mejor elección.

¿El programa aplica para tu tipo de taller?

Generalmente los programas para administración de talleres no solo pueden ser utilizados por talleres mecánicos, debido a que la actividad que realizan es muy similar, estos programas pueden ser utilizados por talleres de reparación de sistema eléctrico, especializados en frenos, transmisiones automáticas, airea acondicionado, hojalatería y pintura, de reparación de motocicletas y talleres de lanchas entre otros.

¿Que información maneja para el registro de Ordenes de Trabajo?

De acuerdo al nivel de detalle que se requiera registrar para cada orden de trabajo, el programa deberá como mínimo registrar las placas, el vehículo, el nombre del cliente, su dirección, su teléfono, además deberá registrar las refacciones que el vehiculo utiliza, si provienen de refaccionaría externa o se consumen de almacén propio, debe poder registrar observaciones importantes de situaciones que se pudieran presentar durante la estancia del vehiculo en el taller , también es importante que pueda registrar gastos adicionales relacionados con el trabajo, costos y precios de todo lo que se le hace a cada orden de trabajo.

¿Maneja un Catálogo de Clientes?

Es muy importante que el software cuente con un manejo de catalogo de clientes, ya que es ahí donde se tiene toda la información tanto de identificación como para efectos fiscales, el programa debe proporcionar mecanismos de búsqueda de información por múltiples datos como puede ser por nombre, apellidos, por el numero de teléfono, por la dirección o por segmentos de cualquiera de estos datos.

¿Maneja Inventario de Refacciones?

Debido a que algunos talleres manejan un inventario de refacciones propio, si este es el caso, es importante que el programa seleccionado cuente con un módulo que permita controlar las entradas y las salidas de refacciones por los diferentes conceptos, como pueden ser consumos de refacciones por ordenes de trabajo, ingreso de mercancía nueva, transferencia entre almacenes, ajustes de entrada y ajustes de salida, es importante que se puedan definir varios almacenes y localizaciones dentro de estos para un adecuado manejo de los artículos. Es importante también que permita hacer inventarios físicos para poder mantener la información al día.

¿Los reportes que ofrece son suficientes?

Ya que uno de los objetivos del programa es ir registrando la información conforme transcurre el tiempo, es importante que el programa seleccionado cuente con una serie de reportes que permitan estar informado en cualquier momento de los indicadores mas importantes de taller, como son el importe de los trabajos pendientes de pago para cuando se maneja crédito, el consumo de refacciones por refaccionaría, consumo de refacciones por vehículo, ingresos por mecánico, inventario físico, venta de refacciones a público en general, comparativo ingresos/ gastos por rango de fechas, facturación e impresión de contra recibos entre otros .

¿Que tipo de seguridad de la información maneja?

Otro de los factores importantes en la elección de un programa para gestionar un taller mecánico es el que respecta a la seguridad, se debe verificar si el programa puede ser utilizado en una sola computadora o puede trabajar en una red donde lo utilizan varios usuarios al mismo tiempo, si este es el caso, debe contar con un mecanismo de seguridad donde a cada persona que lo utilice se le asigne un usuario y una contraseña para su identificación dentro del sistema, y donde a cada una se le asignen permisos de acceso solo a las áreas del programa que su trabajo requiera, además dentro de cada área de trabajo es importante que se pueda definir que acciones puede realizar , por ejemplo una secretaria se le pueden asignar permisos para captura de información pero no se le debe permitir borrarla, de esta forma se puede garantizar que cada usuario solo pueda realizar solo las funciones que le correspondan.

David Uribe es un profesional del desarrollo de software con 20 años de experiencia en la industria, es el autor de AutoShop Manager, una herramienta especialmente diseñada para administrar talleres de reparación automotriz medianos y pequeños. Para mas información visita theautoshopmanager.com