Nos estamos acostumbrando a tener acceso a todo aquello que necesitamos a un clic de ratón, o pulsando una tecla de nuestro móvil. Esto es así tanto en nuestra vida privada como, más importante aún, en nuestra vida profesional.
Sin embargo, seguimos utilizando herramientas que han quedado obsoletas si las comparamos con la cantidad de medios tecnológicos que nos facilitan la vida. Uno de los medios de comunicación que menos ha evolucionado en algunas empresas es el fax. Si se compara con los modernos terminales móviles de los que disponemos, la vieja máquina de fax nos recuerda al pasado.
Un medio muy sencillo para actualizar este sistema de comunicación todavía tan útil en la actualidad, es el fax por Internet. Este sistema permite agilizar la engorrosa tarea de enviar y recibir un fax.
Se trata de enviar y recibir faxes a través del correo electrónico. Mediante este método, los documentos siguen manteniendo la eficacia jurídica asociada al fax, pero con un procedimiento de envío y recepción adaptado a los tiempos que corren. Para enviar o recibir un fax, ya no es necesario encontrarse junto a la máquina de fax, que desaparecerá de nuestra empresa. Ahora sólo es necesario disponer de conexión a Internet y de cualquier dispositivo que nos permita conectarnos al correo electrónico.
La utilización es incluso más sencilla que la del fax tradicional, que puede diferir en función de la máquina que utilicemos. Para enviar un fax por email sólo es necesario redactar un nuevo mensaje de correo electrónico, indicando como destinatario el número de fax al que deseamos enviar el documento. En asunto indicaremos una clave personal, y sólo nos quedaría adjuntar un archivo de texto, que será el fax que el destinatario recibirá en el número indicado.
De la misma forma, todos los faxes que nos envíen a nuestro número de fax, los recibiremos en la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico. Así, podremos tener acceso a todos nuestros documentos fax desde cualquier lugar, ya sea en la oficina, en casa, en nuestro ordenador o en el móvil. Podemos incluso reenviar este documento a quien queramos, recuperarlo desde cualquier lugar, y tenerlo siempre disponible.
Este proceso de actualización del sistema de comunicaciones de nuestra empresa es tan sencillo como contratar con una empresa de fax por Internet, que nos proporcionará un número de fax nuevo, o conservará el que ya tenemos a través de un proceso de portabilidad.
La línea de fax física desaparecerá, y nuestra empresa estará adaptada a las vicisitudes de la vida moderna.
