Los manuales administrativos son una herramienta vital en la gestión de cualquier organización. Principalmente su utilidad puede notarse en las medianas y grandes empresas. Sin embargo, una pequeña empresa que ha detectado un alto potencial puede desde sus inicios estructurar las actividades, funciones y procesos con los que lleva su labor diaria.
Existen muchas formas de clasificar los manuales administrativos, según muchos autores. Sin embargo lo notable y que usualmente se reitera en tantos puntos de vista se relaciona principalmente con dividir a los manuales por sus funciones o actividad, siendo desde este punto de vista los manuales más comunes los de Organización, Políticas, Procedimientos, Descripción de puestos y funciones, higiene y seguridad, inducción, recursos humanos, ventas, compras, de servicio al cliente, de calidad, de servicios en general, de finanzas o contabilidad, y algunos hablan de un manual de manuales que lleva el control de todas las actividades relacionadas con la documentación de las actividades de la empresa.
Llegar a un concenso con la alta dirección de qué manuales precisa la empresa es vital ya que sin la autorización de ésta no se podría finalmente autorizar su difusión y uso. Por otro lado, el alcance que tendrán los manuales que se realicen pueden ir desde un departamento a la empresa en su totalidad.
Cada manual conlleva consigo información clave sobre el proceder de las unidades que se involucran con la actividad a la que se hace mención en el manual y su contenido dependerá de una evaluación exhaustiva de la unidad a la que se aplicará. Es por ello que para hacer manuales efectivos se requiere de hacer una evaluación del negocio, un diagnóstico de su entorno interno como externo, una auditoría administrativa a fondo o bien una evaluación integral.
La utilidad principal de los manuales radica en la capacidad de documentar apropiadamente la información pertinente al tema que trata, son herramientas para la capacitación e inducción del personal, son unificadores de criterios, sirven para delimitar las responsabilidades de cada uno y las líneas de comunicación y son esenciales para aplicar a la certificación por normas de calidad de distintas instituciones reguladoras. Por otro lado, incluso hay países en dónde legalmente son obligatorios para el proceder de las empresas.
